اصول برنامه ریزی (چرا به کارهای روزمره نمی‌رسیم؟)

اغلب ما بارها با این مسئله در زندگی مواجه شده‌ایم که موفق به انجام کارهای روزانه خود نشده‌ایم و مشکلات زیادی برای ما به وجود آمده است. این مشکل از عدم برنامه ریزی درست در زندگی نشات می‌گیرد. افرادی که روزهای شلوغی دارند، لازم است کارهای خود را بر اساس پلن پیش ببرند تا به این وسیله زمان را به‌درستی مدیریت کنند.

با داشتن یک چارچوب منظم، مدیریت و کنترل تمام کارها راحت‌تر شده و امکان اولویت‌بندی در تمام امور و تعیین اهداف بلندمدت و کوتاه‎‌مدت فراهم می‌شود. با افزایش مشغله در زندگی، لازم است کارها طبق چارچوب طراحی شده و منظم پیش بروند؛ چراکه هر گونه بی‌نظمی، بهره‌وری را کاهش می‌دهد و باعث ایجاد احساس خستگی در فرد می‌شود.

چنانچه شما نیز به دنبال این هستید که در زندگی خود بر اساس اصولی خاص و منظم پیش بروید و برای روزهای خود پلن داشته باشید، ادامه این مطلب را دنبال کنید.

برنامه ریزی به چه معناست؟

برخی افراد گمان می‌کنند برنامه ریزی به معنای انجام حجم زیادی از کارها در طول روز است؛ اما خوب است بدانید که این تعبیر درست نیست، بلکه انجام دادن تمام کارهای روزانه به‌صورت دقیق و منظم با هدف دستیابی به اهداف مشخص را برنامه ریزی می‌گویند.

حالا که با مفهوم برنامه داشتن و دلیل اینکه چرا به کارهای روزمره خود نمی‌رسیم آشنا شدید، راحت‌تر می‌توانید برای کارهای خود طرح درست و دقیقی تنظیم کنید؛ به این ترتیب می‌توانید با به‌کارگیری تکنیک‌های طراحی یک پلن موفق و استراتژیک، در انجام کارهای روزانه خود موفق شوید.

ضرورت و اهمیت وجود برنامه ریزی در زندگی

تا به حال به این موضوع فکر کرده‌اید که دلیل انجام کارهای زیاد و مفید در طول روز توسط افراد موفق چیست؟ میزان زمان ما و افراد موفق در یک روز با یکدیگر برابر است، اما آن‌ها در طول روز موفق به انجام کارهای بیشتر و مفیدتری در مقایسه با ما می‌شوند.

این مسئله به دلیل وجود برنامه ریزی صحیح در زندگی آن‌ها است. افراد موفق به‌خوبی می‌دانند چگونه زمان خود را مدیریت کنند و از آن بهترین بهره را ببرند. با کمک پلن مناسب می‌توان زمان را به درستی مدیریت کرد، نظم داشت، تمام کارها را انجام داد، اراده خود را تقویت نمود و بر تنبلی غلبه کرد.

یک چارچوب روزانه، نوعی نقشه‌ است که از فعالیت‌های روزمره فرد تهیه می‌شود. با کمک پلن منظم و دقیق و یادداشت کردن آن، می‌توان از موارد کاری خود در هر روز مطلع شد و زمان دقیق انجام کارهای مهم را پیدا کرد.

به دلایل زیر، وجود برنامه ریزی روزمره در زندگی از اهمیت بالایی برخوردار است:

• نبود طرح منظم و دقیق در زندگی باعث می‌شود دچار استرس زیادی شوید.اصول برنامه ریزی (چرا به کارهای روزمره نمی‌رسیم؟) با طراحی یک چارچوب منظم، این اطمینان در شما ایجاد می‌شود که می‌توانید تمام امور را در طول روز هماهنگ کرده و برای رسیدن به آن‌ها تلاش کنید.
• کمک می‌کند با موانعی که ممکن است با آن‌ها مواجه شوید، آشنا باشید. به این ترتیب فرصت دارید تا برای مقابله با این موانع آماده شوید و نقشه‌ای طراحی کنید.

• روشی موثر است که از طریق آن می‌توانید پیشرفت خود را ارزیابی کنید. شما با بررسی روند انجام کارهای روزانه و هفتگی خود متوجه می‌شوید که آیا با برنامه خود هماهنگ هستید یا خیر.

چرا در زندگی برنامه ریزی نمی‌کنیم؟

با وجود اینکه همه ما می‌دانیم که با برنامه ریزی روزانه در زندگی به اهداف خود دست پیدا کرده و در نهایت به موفقیت می‌رسیم، اما باز تمایلی به داشتن پلن و اجرایی کردن آن نداریم. این عدم تمایل، علت‌های گوناگونی دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

از محدودیت می‌ترسیم

ابتدایی‌ترین دلیل، ترس از محدود شدن است. اغلب ما گمان می‌کنیم اگر پلن روزانه داشته باشیم، دیگر وقت آزاد نخواهیم داشت و نمی‌توانیم تفریح و استراحت کافی داشته باشیم؛ در حالی که این‌گونه نیست.

اگر طرح درست و دقیقی طراحی شود، نه‌تنها فرد محدود نمی‌شود، بلکه زمان آزاد بیشتری ایجاد می‌کند؛ چراکه با برنامه دقیق، علاوه بر اختصاص دادن زمان مشخص به تفریح، می‌توان در راستای موفقیت و دستیابی به اهداف نیز حرکت کرد. پس این کار باعث ایجاد محدودیت برای شما نمی‌شود.

با عقب افتادن از برنامه، ادامه آن را متوقف می‌کنیم

زمانی که در برنامه ریزی روزمره خود از یک کار عقب می‌افتیم و نمی‌توانیم آن را انجام دهیم،اصول برنامه ریزی (چرا به کارهای روزمره نمی‌رسیم؟) از ادامه دادن راه منصرف می‌شویم؛ اما این کار کاملا غیرمنطقی است. چنانچه ما کاری از چارچوب روزمره خود را انجام ندادیم، نباید ناامید شویم و لازم است که تمام قدرت و انرژی خود را صرف انجام کار و ادامه دادن بقیه کارهای قید شده کنیم.

به کارهای درج شده علاقه نداریم

هنگامی که اقدام به برنامه ریزی می‌کنیم، اصولا کارهایی را که سخت هستند و مورد علاقه ما نیستند، در این طرح می‌گنجانیم؛ درحالی‌که وظایف روزمره نباید آنقدر سخت باشد که از انجام دادن آن فرار کنیم، بلکه بهتر است آنها را به نوعی طراحی کنیم که علاوه بر امکان‌پذیربودن، مفید هم باشند و از انجامشان لذت ببریم.

حجم زیادی از کارها را در یک روز می‌گنجانیم

در بسیاری از مواقع، برنامه‌ای که طراحی می‌کنیم، منطقی و استاندارد نیست، چون طوری وظایف را در  می‌چینیم که انجام دادنشان در یک روز امکان‌پذیر نیست، بلکه باید چندین روز را برای آن صرف کرد. در این شرایط کاملا از پلن داشتن منصرف می‌شویم و قید آن را می‌زنیم.

آشنایی با اصول برنامه ریزی

حال که با مفهوم برنامه ریزی و ضرورت وجود آن در زندگی آشنا شدید، لازم است اصول آن را نیز در این بخش معرفی کنیم:

اولین قدم؛ داشتن چک لیست برای امور روزمره

یکی از ابتدایی‌ترین و مهم‌ترین روش‌های طرح ریزی، داشتن چک‌لیست روزانه است. دفترچه‌ای را به این کار اختصاص دهید و کلیه کارهایی را که ممکن است فراموش کنید یا از اهمیت زیادی برخوردارند، در آن یادداشت کنید.

جلوی هر یک از کارهای یادداشت شده یک مربع کوچک قرار دهید. سپس هر شب زمانی که فهرست کارهای روزانه خود را چک می‌کنید، تعداد کارهای انجام‌شده را بررسی کرده و جلوی آن‌ها را در مربع تیک بزنید. انجام دادن این کار به‌صورت مداوم باعث می‌شود به آن عادت کنید و با ساخته شدن مسیر عصبی برای آن، این شیوه را به بهترین شکل ممکن انجام دهید. با نوشتن، فرد خود را به نوعی متعهد می‌کند که امور نوشته‌شده را به صورت دقیق عملی و اجرا کند.

اولویت‌بندی کردن امور

یکی از کارهای مهمی که در برنامه ریزی روزانه موفق باید به آن توجه ویژه‌ای شود، اولویت‌بندی کردن امور است. شما باید قادر باشید کارهای مهم خود را بشناسید و مطابق با آن فهرست کارهای خود را بنویسید تا از هدر رفتن زمان جلوگیری ‌کنید.

پس از مشخص شدن اولویت‌ها، ادامه دادن کار بسیار راحت می‌شود و شما می‌دانید باید چگونه برنامه بریزید. چنانچه پیش از تنظیم آن اولویت‌های خود را مشخص نکنید، ممکن است راه را اشتباه رفته و زمان خود را از دست بدهید.

انعطاف‌پذیر بودن

وجود انعطاف در برنامه ریزی روزانه به این معناست که چنانچه به هر دلیلی قادر به انجام یکی از کارهای چک لیست نبودید،اصول برنامه ریزی (چرا به کارهای روزمره نمی‌رسیم؟) در پلن آن روز تداخلی پیش نیاید. به این صورت که با انجام ندادن یکی از کارها، سایر امور دچار مشکل نشوند. بنابراین انعطاف‌پذیری و قابل‌تغییر بودن باعث‌ می‌شود از وقت خود درست استفاده کنید.

قورت دادن قورباغه

همیشه در تنظیم موارد روزمره، این مهم را به خاطر داشته باشید که کارهای سختی را که نیاز به زمان و انرژی بیشتری دارند، به‌عنوان اولین کار روزانه خود قرار دهید. انجام دادن این کارها در زمان خستگی و استراحت، نه‌تنها کار را درست پیش نمی‌برد، بلکه شما را از داشتن برنامه روزانه خسته و دلزده می‌کند.

واضح نوشتن و خودداری از عبارات کلی و گنگ

هنگام برنامه ریزی از به‌کاربردن عبارات کلی و نامفهوم خودداری کنید. در چک لیست خود دقیقا مشخص کنید که چه کاری را باید انجام دهید. چنانچه با دقت کارهای خود را مشخص نکنید، قادر به تکمیل و به‌پایان رساندن آن‌ها نخواهید بود، چراکه منظور شما از آن کار کاملا گنگ و نامفهوم است.

در نظر گرفتن زمانی برای استراحت

بهتر است کل زمان روز را به کار اختصاص ندهید. بدن شما به استراحت و آرامش نیز احتیاج دارد. باید زمان کافی برای استراحت خود در نظر بگیرید تا بتوانید در آرامش و سکوت، تمرکز خود را بازیابی کنید.

زیباتر کردن چک لیست

به منظور افزایش انگیزه و اشتیاق، لازم است چک لیست خود را به شکل زیبا و جذابی طراحی کنید. برای این کار می‌توانید از ایده‌های مختلف کمک بگیرید و یکی از مناسب‌ترین و خلاقانه‌ترین ایده‌ها را انتخاب کنید. این کار کمک می‌کند اشتیاق شما به نوشتن بیشتر شود و از انجام دادن کارها و تیک خوردن آن‌ها لذت بیشتری ببرید. البته مواظب باشید وسواس در این مورد شما را از اصل انجام برنامه‌ریزی دور نکند.

تعیین جریمه برای انجام نشدن کارها

حالا که با اصول برنامه ریزی کردن برای خود آشنا شدید، زمان آن است که خود را به انجام دادن دقیق امور متعهد کنید. برای این کار، در نظر گرفتن جریمه می‌تواند روش خوبی باشد. به خود تعهد دهید که در صورت انجام ندادن فلان بخش، روز بعد آن را به‌صورت دو برابر اجرا کنید یا مقداری پول برای کمک به نیازمندان کنار بگذارید.

با این شیوه خود را مجبور می‌کنید که همه موارد را موبه‌مو اجرا کنید و جریمه نشوید. البته لازم است اشاره کنیم که میزان جریمه را بر اساس توان خود تعیین کنید تا در صورت جریمه شدن، برایتان قابل اجرا باشد.

استفاده از نرم‌افزارها

در دنیای امروز اغلب افراد ناچارند برای رسیدگی به تمام امور خود برنامه ریزی کنند. برخی افراد که در طول روز مشغله‌های فراوانی دارند، باید پلن دقیق و منظمی داشته باشند تا بتوانند به همه امور برسند؛ به همین منظور می‌توانند از روش‌های متفاوتی استفاده کنند.

یکی از روش‌ها استفاده از گوشی‌های هوشمند و نرم‌افزارهای مخصوص است. این نرم‌افزارها ابزاری کاربردی هستند که می‌توان با آن‌ها زمان را مدیریت کرده و پلن مناسبی تنظیم کرد.

استفاده از کتاب‌های کاربردی و تاثیرگذار

از دیگر اصولی که در برنامه ریزی باید به آن توجه کرد، استفاده از کتاب‌های کاربردی و تاثیرگذار است. یکی از معروف‌ترین و پرفروش‌ترین این کتاب‌ها، کتاب «باشگاه پنج صبحی‌ها» است. این کتاب که به قلم رابین شارما نوشته شده، سحرخیزی و داشتن برنامه روزانه را یکی از رازهای اصلی دستیابی به موفقیت می‌داند.

نویسنده در این کتاب افراد را به سحرخیزی و داشتن پلن روزانه تشویق می‌کند و مخاطبان آن می‌توانند از نکات آن در تهیه چک لیست روزانه استفاده کنند. اصول برنامه ریزی (چرا به کارهای روزمره نمی‌رسیم؟) در صورت عدم دسترسی به نسخه کاغذی کتاب در فروشگاه‌ها، می‌توانید این کتاب را به صورت نسخه الکترونیک خریداری کنید و از نکات آموزنده آن بهره‌مند شوید.

جمع‌بندی

در این مبحث با برنامه ریزی و ضرورت وجود آن در زندگی آشنا شدیم. داشتن پلن به افراد کمک می‌کند بتوانند امور روزمره خود را به صورت منظم سر و سامان بدهند. به همین منظور می‌توانند با کمک اصول کاربردی که در متن بالا به آن‌ها اشاره شد، برای کارهای مهم و روزانه خود برنامه تنظیم کنند و آن‌ها را مو به مو اجرا کنند. کتاب باشگاه پنج صبحی‌ها می‌تواند مشوق و آموزنده مفیدی در مسیر داشتن برنامه روتین روزانه باشد.